Kaikki mitä olet aina halunnut tietää iPostista

   

1. Yleistä

Mikä on iPost?

iPost on palvelu, jossa lähettäjä toimittaa kirjeensä sähköisesti OpusCapitaan. Huolehdimme kirjeiden tulostamisesta, kuorittamisesta ja jakelusta vastaanottajille. Kirjeet voidaan toimittaa sekä kuluttajille että yrityksille myös sähköisesti.

Miksi ottaisin käyttöön iPostin?

iPost säästää resursseja, aikaa, vaivaa ja rahaa. Nopeimmillaan iPostin kautta lähetetyt kirjeet ovat perillä seuraavana päivänä. iPost-palvelun käyttö on sitä edullisempaa, mitä enemmän lähetät kirjeitä.

iPost vapauttaa yrityksen resursseja tuottavaan työhön, kun esimerkiksi laskujen postitusta ei tarvitse hoitaa käsin. Monessa talous- ja henkilöstöhallinnon sovelluksessa on jo ohjelmistotalon valmiiksi tarjoama iPost-liittymä, joten palvelun käyttöönotto on helppoa.

Millaiseen käyttöön iPost soveltuu?

Tyypillisimmillään iPost-palvelun kautta lähetetään laskuja, palkkalaskelmia ja muita vastaavia yrityksen tai yhteisön operatiivisesta järjestelmästä lähteviä kirjeitä. iPostia voi toki käyttää mihin tahansa asiakasviestintään.

Ketkä käyttävät iPostia?

iPost-palvelua käyttävät niin isot kuin pienet yritykset ja yhteisöt. Tyypillisimpiä käyttökohteita ovat laskutus, palkanlaskenta ja tiedottaminen. Keskimäärin asiakkaamme lähettävät iPost-palvelun kautta noin 2 500-3000 kirjettä kuukausittain.

Paljonko iPost-palvelun käyttäjiä on?

iPost-palvelua käyttää noin 3 000 asiakasta. Vuonna 2014 välitimme noin 130 miljoonaa kirjettä.



2. Ulkoasu ja materiaalit

Millaisia materiaaleja iPost-kirjeissä käytetään?

iPost-kirjeet tulostetaan blancolle A4-paperille ja kirjekuorina käytetään suuri-ikkunaista C5- tai C4-kirjekuorta. C5-kirjekuoreen kuoritetaan koneellisesti enintään 9 arkkia ja C4-kirjekuoreen alle 40 arkkia. Yli 40-arkkiset kuoritetaan käsin pussikuoriin tai pakataan laatikkoon.

Miten suunnittelen kirjeen ulkoasun?

iPost-palvelussa on tarjolla yrityksenne käyttöön maksuttomia palvelun tarjoamia lomakkeita. Nämä valmiit lomakkeet löytyvät iPostin suunnitteluohjeen liitteistä.

Myös ohjelmistotalonne saattaa tarjota käyttöönne vastaavia kyseiseen ohjelmaan liittyviä valmiita lomakepohjia. Muussa tapauksessa iPost-kirjeen ulkoasu on vapaasti suunniteltavissa. iPost-suunnittelumme tekee ohjeittenne perusteella haluamanne lomakepohjan.

iPost-suunnittelussa tallennetaan lomakepohjiin liittyvät logot, kuvat ja allekirjoitukset. Finvoice-aineistosta muodostetussa iPost-kirjeessä valittavananne on tilisiirroton tai tilisiirrollinen lomakepohja suppeana tai laajana. Myös näihin lomakepohjiin on saatavissa oman yrityksenne logo - joko mustavalkoisena tai värillisenä. Mikäli haluatte itse ylläpitää lomakkeiden ulkoasuja, voitte valita PDF-muotoisen iPost-palvelun.

Haluan lähettää iPostin kautta lähetetyissä kirjeissä värejä, miten toimin?

Tulostamme iPost-palvelussa kirjeitä myös neliväritekniikalla, joten kaikki värisävyt ovat mahdollisia. Värilliset elementit tallennetaan etukäteen asiakkaan omiin iPostissa käytettyihin lomakepohjiin.

Yritys toimittaa haluamansa värillisen kuvan tai lomakepohjan iPost-suunnitteluun tallennettavaksi. Yleisimmin värielementtiä käytetään lähettäjän yrityslogossa lähettäjäosoitekentässä.

Myös PDF-muotoiset aineistot voivat olla värillisiä.

Voinko käyttää kirjeessä mitä tahansa fontistoa?

iPost-kirjeiden tulostuksessa käytämme tiettyjä tasavälisiä fontistoja, kuten Courier ja Gothic. Mikäli on tarve käyttää muunlaista fontistoa, suosittelemme PDF-aineistomuotoa.

 


3. Tiedostoformaatit

Mitä tarkoittaa iPostin EPL-formaatti?

EPL-formaatti on yleisimmin käytetty iPostin datamuoto. EPL tulee sanoista "Elektroninen PostiLiikenne". EPL-tiedosto on rivimuotoista dataa, joka sisältää erä- ja kirjekohtaisia ohjausrivejä sekä kirjeeseen tulostettavia rivejä.

Tiedostossa voi olla myös lomake- ja kuvakutsuja. iPostin tulostuksessa käytämme tasavälisiä fontistoja kuten Courier ja Gothic. iPostissa käytettävät lomakepohjat ovat lähettäjien vapaasti suunniteltavissa ja lomakepohjissa voi käyttää haluamaansa fontistoa.

Lisätietoja iPostin EPL-muotoisen tiedoston luomisesta suunnitteluohjeessa.

Missä muissa formaateissa voin lähettää kirjeitä iPostissa?

Vastaanotamme aineistoa iPostiin myös PDF- ja Finvoice-muodoissa sekä ohjelmistonne tuottamaa "in-house"-muotoista dataa. Tällöin teemme dataan tarvittavan muunnoksen OpusCapitassa.

IT-Palvelu Oy Finlandin tarjoaman www.netkirje.fi-palvelun kautta voit lähettää aineistoa myös MS Word -muodossa ja liittää kirjeiden osoitteet MS Excel -muodossa.

Miten Finvoicea voidaan hyödyntää iPostissa?

Finvoice on yrityksiä varten kehitetty verkkolaskun esitystapa, joka mahdollistaa Finvoice-verkkolaskujen välityksen laskuttajalta maksajalle. Formaattia ylläpitää Finanssialan keskusliitto.

iPost-palvelussa vastaanotamme laskuaineistonne Finvoice-muodossa ja teemme siitä yrityksille verkkolaskuja kaikkiin tarvittaviin verkkolaskukanaviin. Kuluttajien laskut välitetään sähköisesti NetPostiin. Loput tulostamme ja kuoritamme jaettavaksi vastaanottajille paperikirjeinä.

Katso suunnitteluohje.

Finvoice-aineistosta tuotettu iPost-kirje soveltuu parhaiten pk-yrityksille. Käyttöönotto on helppoa ja nopeaa. Palvelu sisältää myös lähettäjän laskuvarastopalvelun.

Miten PDF-tiedostoja voidaan hyödyntää iPostissa?

iPost-palvelussa vastaanotamme kirjeaineistonne PDF-muodossa ja tulostamme ne. PDF-tiedoston lisäksi tarvitsemme kyseistä tiedostoa tukevan XML-tiedoston, jossa kerrotaan esimerkiksi kirjeiden osoitetiedot ja valittu kulkunopeusluokka.

PDF-aineiston hyödyntäminen soveltuu yrityksille, jotka haluavat ylläpitää itse kirjeiden ulkoasua ja valita haluamansa fontiston.



4. Kirjeiden lähetys

Miten lähetän iPost-kirjeet OpusCapitaan?

iPost-kirjeet voi lähettää OpusCapitaan FTP-, SFTP- ja VPN-tiedonsiirtotavoilla tai netistä ladattavalla Herald-ohjelmalla. Herald on suositeltavin tapa lähettää iPost-kirjeen EPL-muodoista dataa. Finvoice- ja PDF-aineistoja voi lähettää ainoastaan FTP- ja SFTP-tiedonsiirroilla.

Miten voin olla varma, että iPost-kirjeet ovat tulleet perille OpusCapitaan?

FTP- ja SFTP-tiedonsiirtotapoihin on mahdollista kytkeä automaattinen sähköpostikuittaus maksimissaan kolmeen sähköpostiosoitteeseen. Palvelu tilataan iPost-suunnittelusta.

Toinen tapa on käyttää EPLZ-tietuetta. EPLZ-tietueen käytöstä on kerrottu enemmän iPostin suunnitteluohjeessa.

Voiko iPostin kirje-erän peruuttaa?

iPostin kirje-erää ei voi peruuttaa enää sen jälkeen, kun se on tuotannossamme vastaanotettu. Tähän on syynä se, että saapuneet iPost-tiedostot alkavat jakautua tulostustiedostoiksi eri tulostuspisteisiimme heti saapumisensa jälkeen.

Yleisin syy kirjeiden peruuttamistarpeeseen on se, että lähettäjä on lähettänyt sen meille kahdesti. Tähän on kuitenkin olemassa oma estopalvelunsa: "tuplatiedostojen tarkistus". Palvelu varoittaa iPost-tiedoston uudelleenlähettämisestä. Palvelu tilataan iPost-suunnittelusta.

Mikä on OpusCapitaan tietoturvapolitiikka?

Käsittelemme vastaanottamamme materiaalin vakuutus-, televiestintä-, posti-, kirje- ja pankkisalaisuusmääräysten sekä tietosuojavaltuutetun tulkintojen ja OpusCapita-konsernin tietoturvallisuuspolitiikan mukaisesti.



5. Tiedonsiirto Herald-ohjelmalla

Onko Herald heti käyttövalmis, kun sen lataa internetistä?

Kopioi zip-tiedosto tietokoneellesi esimerkiksi hakemistoon c:\herald ja pura tiedostot tähän hakemistoon. Asetusten tarkistamisen ja muuttamisen jälkeen ohjelma on käyttövalmis.

Katso Herald-ohje.

Toimiiko PikkuEDI-iPost-ohjelma edelleen vai pitääkö siirtyä Heraldiin?

PikkuEDI toimii edelleen kuten ennenkin.

Toimiiko Herald samalla tavalla kuin PikkuEDI-iPost-ohjelma?

Myös Herald-ohjelma on tarkoitettu vain iPost-tiedostojen lähettämiseen. Sillä ei voi yhdistää dokumenttia ja osoitteita, eikä luoda iPost-kirjeitä. Jos tarvitset lisätietoa iPost-kirjeiden luomisesta tai osoitteiden yhdistämisestä, ota yhteyttä iPost-suunnitteluun.

Onko Heraldissa merkkimuunnosta?

Heraldilla voi lähettää sekä Dos- että Windows-merkistön mukaisia aineistoja.

Katso Herald-ohje.

Tulostetuissa kirjeissä ääkköset eivät näy oikein. Mistä se johtuu?

Varmista käyttämäsi merkistö atk-tukihenkilöltäsi tai ohjelmistotarjoajaltasi ja valitse oikea merkistö Herald-ohjelman asetuksista.

Miten lähetyshakemisto vaihdetaan?

Lähetyshakemisto löytyy Toiminto-Asetukset-ikkunan kohdasta iPost-hakemisto.

Tulostuvatko Asetuksissa määriteltävät Lähettäjä ja Lähettäjän yhteystiedot näkyviin kirjeisiin?

Lähettäjä ja lähettäjän yhteystiedot eivät tule näkyviin kirjeisiin. Kentät kannattaa silti täyttää, sillä tiedot näkyvät iPost-keskuksen aineistojen vastaanotto-lokissa. Tämä on hyödyllistä, jos saapuneessa aineistossa on virheitä. Näin voidaan ottaa yhteyttä lähettäjään.

Kuinka automaattilähetys toimii?

Katso Herald-ohje.

Mistä johtuu virheilmoitus: ?ei postia tai varattu??

Lähtevä iPost-aineisto on tallennettu eri hakemistoon kuin mitä ohjelman asetuksissa on mainittu. Tarkista, että iPost-hakemisto on oikein ja että Windows-käyttäjällä on täydet oikeudet lähetyshakemistoon ja lähetettävään tiedostoon.

Mistä johtuu kirje-erän lähettämisen yhteydessä virheilmoitus: ?Ei iPost-tiedosto??

iPost-aineiston 1. rivin täytyy alkaa seuraavanlaisesti: EPL1xxxxxxyyyy (missä xxxxxx on iPost-asiakastunnuksesi ja yyyy iPost-salasanasi)

Miten voin tarkistaa lähtikö kirje-erä eteenpäin?

Voit tarkistaa lähetettyjen kirje-erien tilanteen Toiminto-Loki-ikkunasta.

Jos lähettämisen yhteydessä tapahtuu jokin virhetilanne, miten voin varmistua, että kirje-erä ei lähtenyt eteenpäin (esimerkiksi käyttäjän keskeytys)?  

Ota yhteyttä iPost-suunnitteluun puh. 09 5846 6100 varmistaaksesi aineiston perillemenon.

Mistä johtuu, että tiedoston lähetys näyttää onnistuneen, mutta viitenumeroa ei synny lokiin?

Varmista iPost-suunnittelusta puh. 09 5846 6100 tiedoston perillemeno.

Lokissa oleva kirjeiden kpl-määrä ei täsmää oletettuun kpl-määrään. Mistä tämä johtuu?

Herald tiedonsiirto-ohjelma lähettää etukäteen luodun iPost-aineiston. Se ei lisää tai poista kirjeitä lähtevästä aineistosta. Kirjeiden lisäys tapahtuu aina asiakkaan sovellusohjelmistossa. Jos tarvitset lisätietoja sovellusohjelmasi toiminnasta, ota yhteyttä ohjelmistotoimittajaasi.



6. Jakelu ja sähköiset kanavat

Kuinka pitkä on iPost-palvelun toimitusaika?

iPost-palvelun EPL-muotoiset tiedostot, joille lähettäjä on valinnut toimitustavaksi Priority-luokan, ja jotka olemme vastaanottaneet arkisin klo 12 mennessä, tulostetaan, kuoritetaan ja annetaan Postin jaettaviksi samana päivänä. Kirje on tällöin perillä parhaimmillaan seuraavana työpäivänä.

Miten NetPosti liittyy iPostiin?

Kuluttajille iPost-palvelun avulla lähetetyt kirjeet on mahdollista toimittaa sähköisesti NetPostiin (www.posti.fi/netposti). Tällöin kuluttajan on oltava rekisteröitynyt NetPostin käyttäjäksi.

Voinko lähettää verkkolaskuja iPostin avulla?

Jos yritysasiakkaanne haluaa vastaanottaa laskunsa sähköisesti, se on mahdollista iPostin Finvoice-tiedostomuodon avulla. Vastaanotamme laskutusaineistonne Finvoice-muodossa, muunnamme aineiston verkkolaskuiksi ja välitämme ne kaikkiin tarvittaviin verkkolaskukanaviin. Kuluttajien laskut välitetään sähköisesti NetPostiin. Loput tulostamme ja kuoritamme jaettavaksi vastaanottajille paperikirjeinä.

Toimiiko iPost-palvelu kansainvälisesti?

iPost-palvelun kautta lähetettäviä kirjeitä voidaan tarvittaessa reitittää tulostettavaksi OpusCapitan sisaryrityksissä Baltiassa. Palvelu on tarkoitettu suomalaisille iPost-asiakkaille, joilla on toimintaa kyseisissä maissa. iPost-palvelu ulottuu maan sisäisessä jakelussa jaettaviin kirjeisiin.

OpusCapita Group Oy toimii yhdeksässä eri maassa ja jokaisesta maasta on saatavissa iPostin kaltainen palvelu myös paikallisesti.



7. Sähköinen arkistointi

Miten arkistoin iPost-kirjeen kirjanpitoa varten?

Lähettäjän kopiokappaleiden muodostamiseksi on suositeltavaa ottaa käyttöön sähköinen arkistointi. Palvelu on käytössä EPL-muotoisissa iPost-lähetyksissä. Finvoicea käytettäessä on automaattisesti mukana tietovarastopalvelu, joka sopii sekä päivittäiseen käyttöön että kirjanpidon vaatimaan arkistointiin.



8. Hinnat

Mitä iPostin käyttöönotto maksaa?

Käyttöönotosta peritään hinnaston mukainen maksu.

FTP- ja SFTP-tiedonsiirtoyhteyden avaus on maksullista. Kyseiset yhteydet tilataan iPost-suunnittelusta.

Katso suunnitteluohje.

Omien lomakepohjien tallennuksesta ja datamallin luomisesta veloitamme kulloinkin voimassa olevan tuntihinnaston mukaan.

Mitä iPostin käyttö maksaa?

iPost-palvelun käytöstä laskutetaan käytön mukaan. Mitä enemmän lähetät kirjeitä palvelun kautta, sitä halvempi on kirjeen yksikköhinta.

iPostin ainoa ylläpitomaksu koostuu omien lomakepohjien säilytyksestä.

Katso hinnasto.



9. Yhteystiedot

Mihin voin otan yhteyttä iPostin käyttöön liittyvissä kysymyksissä?

iPost-suunnittelu auttaa palvelun käyttöönottoon, lomakesuunnitteluun, muutoksiin ja testauksiin liittyen niin asiakkaita kuin yhteistyökumppaneita.

OpusCapita Service Desk palvelee yhden palvelunumeron ja yhden sähköpostiosoitteen kautta sekä teknisissä asioissa että yleisissä asiakaspalveluasioissa.

information.fi@opuscapita.com
Puh. +358(0) 9 5846 6100

Palveluaika 8-17: yleiset asiakastiedustelut
Palveluaika 24/7: tekniset ja tuotannolliset virhetilanteet