1. Yleistä
Mikä on iPost?
iPost on tulostus- ja postituspalvelu kaikenkokoisten yritysten monikanavaiseen viestinvälitykseen. iPostin kautta lähetät aineistosi sähköisesti meille. Me toimitamme ne vastaanottajille halutulla tavalla: sähköisesti tai perinteisenä kirjeenä tulostettuna, kuoritettuna ja perille saakka toimitettuna.
Sähköiseen lähettämiseen hyödynnetään OmaPosti ja Suomi.fi-viestit -kanavia ja iPost Invoice -palvelun osalta lisäksi B2B- verkkolaskuja.
Miksi ottaisin käyttöön iPostin?
iPost säästää resursseja, aikaa, vaivaa ja rahaa, kun palvelun kautta hoituu tulostus, kuoritus ja lähetys. Nopeimmillaan iPostin kautta lähetetyt kirjeet ovat perillä parissa päivässä. Palvelu sopii kaikille yrityksille ja organisaatioille koosta riippumatta. iPost-palvelun käyttö on sitä edullisempaa, mitä enemmän lähetät kirjeitä.
Millaiseen käyttöön ja kenelle iPost soveltuu?
Tyypillisimmillään iPostin kautta lähetetään laskuja, palkkalaskelmia ja erityyppisiä tiedotteita. iPost sopii myös mihin tahansa asiakasviestintään sekä suurille että pienille yrityksille ja yhteisöille.
2. Ulkoasu ja materiaalit
Millaisia materiaaleja iPost-kirjeissä käytetään?
iPost-kirjeet tulostetaan blankolle A4-paperille ja kirjekuorina käytetään ikkunallista C5- tai C4-kirjekuorta. C5-kirjekuoreen kuoritetaan koneellisesti enintään 9 arkkia ja C4-kirjekuoreen alle 60 arkkia. Yli 60-arkkiset kuoritetaan käsin pussikuoriin tai pakataan laatikkoon.
Miten suunnittelen kirjeen ulkoasun?
iPostissa on tarjolla maksuttomia lomakkeita, jotka löytyvät suunnitteluohjeen liitteistä.
Ottamalla yhteyttä asiakaspalveluun toteutamme ohjeiden perusteella halutun lomakepohjan.
Tallennamme lomakepohjiin liittyvät logot, kuvat ja allekirjoitukset. Finvoice-aineistosta muodostetussa iPost-kirjeessä valittavana on tilisiirroton tai tilisiirrollinen lomakepohja suppeana tai laajana. Myös näihin lomakepohjiin on saatavissa oman yrityksenne logo - joko mustavalkoisena tai värillisenä. Mikäli haluat itse ylläpitää lomakkeiden ulkoasuja, voit valita PDF-muotoisen iPost-palvelun.
Haluan käyttää iPostin kautta lähetetyissä kirjeissä värejä, miten toimin?
Tulostamme iPostissa kirjeitä myös neliväritekniikalla, joten kaikki värisävyt ovat mahdollisia. Värilliset elementit tallennetaan etukäteen asiakkaan omiin iPostissa käytettyihin lomakepohjiin.
Toimita haluamasi värillinen kuva tai lomakepohja meille tallennettavaksi. Yleisimmin värielementtiä käytetään lähettäjän yrityslogossa lähettäjäosoitekentässä.
Myös PDF-muotoiset aineistot voivat olla värillisiä.
Voinko käyttää kirjeessä mitä tahansa kirjasintyyliä eli fonttia?
iPost EPL-kirjeiden lomakepohjissa käytämme tiettyjä tasavälisiä fontistoja, kuten Courier ja Gothic. Mikäli on tarve käyttää muunlaista fontistoa, suosittelemme PDF-aineistomuotoa.
3. Tiedostoformaatit
Mitä tarkoittaa EPL-formaatti?
EPL tulee sanoista "Elektroninen PostiLiikenne". EPL-tiedosto on rivimuotoista dataa, joka sisältää erä- ja kirjekohtaisia ohjausrivejä sekä kirjeeseen tulostettavia rivejä.
Tiedostossa voi olla myös lomake- ja kuvakutsuja. iPostissa käytettävät lomakepohjat ovat lähettäjien vapaasti suunniteltavissa. Käytämme pääsääntöisesti tasavälisiä fontistoja kuten Courier ja Gothic.
Lisätietoja iPostin EPL-muotoisen tiedoston luomisesta suunnitteluohjeessa.
Missä muissa formaateissa voin lähettää kirjeitä iPostissa?
Vastaanotamme aineistoa iPostiin myös PDF- ja Finvoice-muodoissa sekä ohjelmistonne tuottamana "in-house"-muotoisena datana. Tällöin teemme dataan tarvittavan muunnoksen Postissa.
Miten Finvoicea voidaan hyödyntää iPostissa?
Finvoice on yrityksiä varten kehitetty verkkolaskun esitystapa, joka mahdollistaa Finvoice-verkkolaskujen välityksen laskuttajalta maksajalle. Formaattia ylläpitää Finanssialan keskusliitto.
iPost-palvelussa vastaanotamme laskuaineistonne Finvoice-muodossa ja teemme siitä yrityksille verkkolaskuja kaikkiin tarvittaviin verkkolaskukanaviin. Kuluttajien laskut välitetään sähköisesti OmaPostiin. Loput tulostamme ja kuoritamme jaettavaksi vastaanottajille paperikirjeinä.
Finvoice-aineistosta tuotettu iPost-kirje soveltuu parhaiten pk-yrityksille. Käyttöönotto on helppoa ja nopeaa. Palvelu sisältää myös lähettäjän laskuvarastopalvelun.
Miten PDF-tiedostoja voidaan hyödyntää iPostissa?
iPost-palvelussa vastaanotamme kirjeaineistonne PDF-muodossa ja tulostamme ne. PDF-tiedoston lisäksi tarvitsemme kyseistä tiedostoa tukevan XML-tiedoston, jossa kerrotaan esimerkiksi kirjeiden osoitetiedot ja valittu kulkunopeusluokka.
PDF-aineiston hyödyntäminen soveltuu yrityksille, jotka haluavat ylläpitää itse kirjeiden ulkoasua ja valita haluamansa kirjasintyypin..
4. Kirjeiden lähetys
Miten lähetän iPost-kirjeet Postiin?
iPost-kirjeet lähetetään Postin palvelimelle FTP-, SFTP- ja VPN-tiedonsiirtotavoilla.
Miten voin olla varma, että iPost-kirjeet ovat tulleet perille Postiin?
FTP- ja SFTP-tiedonsiirtotapoihin on mahdollista kytkeä automaattinen kertamaksullinen sähköpostikuittaus maksimissaan kolmeen sähköpostiosoitteeseen. Palvelu tilataan asiakaspalvelusta.
Toinen tapa on käyttää EPLZ-tietuetta. EPLZ-tietueen käytöstä on kerrottu enemmän iPostin suunnitteluohjeessa.
Voiko iPostin kirje-erän peruuttaa?
iPostin kirje-erää ei voi peruuttaa enää sen jälkeen, kun se on tuotannossamme vastaanotettu. Tähän on syynä se, että saapuneet iPost-tiedostot alkavat jakautua tulostustiedostoiksi eri tulostuspisteisiimme heti saapumisensa jälkeen.
Yleisin syy kirjeiden peruuttamistarpeeseen on se, että tiedosto on lähetetty kahdesti. Tähän on kuitenkin olemassa oma kertamaksullinen estopalvelunsa: "tuplatiedostojen tarkistus". Palvelu varoittaa iPost-tiedoston uudelleenlähettämisestä ja se tilataan asiakaspalvelusta.
Miten tiedosto tulisi nimetä?
Tiedostojen nimellä ei ole merkitystä. Nimissä ei saa kuitenkaan
käyttää erikoismerkkejä, tyhjiä välimerkkejä, pilkkuja, ä- tai ö-kirjaimia jne. Suosittelemme käyttämään lähetysrutiinissa tiedostojen yksilöllistä nimeämistä, jolloin vältytään mahdollisesti samannimisten tiedostojen päälle kirjautumiselta.
Voiko kirjeen tulostaa 2-puolisena?
iPost PDF voidaan tulostaa 2-puolisena. Jos kirje on 2-puolinen ja sivumäärä on pariton, lisätään viimeiseksi sivuksi yksi tyhjä sivu. Se laskutetaan lisäsivun hinnalla. Mikäli kirje on määritelty 2-puoliseksi, koskee se koko kirjettä.
Mikä on Postin tietoturvapolitiikka?
Käsittelemme vastaanottamaamme materiaalia luottamuksellisina ja käytämme asianmukaisia turvausmenetelmiä tietosuojan varmistamiseksi. Lue lisää tietosuojasta palvelukuvauksesta.
5. Jakelu ja sähköiset kanavat
Kuinka pitkä on iPost-palvelun toimitusaika?
iPostin PDF-muotoiset tiedostot tulostetaan, kuoritetaan ja annetaan Postin jakeluun pääsääntöisesti seuraavana päivänä, kun toimitat materiaalit klo 24 mennessä.
EPL-muotoiset tiedostot tulostetaan, kuoritetaan ja annetaan Postin jakeluun pääsääntöisesti vielä saman päivän aikana, kun toimitat materiaalit klo 12 mennessä.
Tarkemmat tiedot aikatauluista sekä kirjeiden palvelutasosta (Priority ja Economy) löytyvät palvelukuvauksesta. Priorityn ja economyn palvelutason toimitusajat toteutuva Postin jakeluaikojen mukaisesti.
Miten OmaPosti liittyy iPostiin?
iPost-palvelun kautta lähetetyt kirjeet on mahdollista toimittaa sähköisesti vastaanottajalle OmaPosti-palveluun, mikäli kuluttaja-asiakas on rekisteröitynyt OmaPostin käyttäjäksi internetissä tai mobiilisovelluksella.
Miten Suomi.fi-viestit liittyy iPostiin?
iPost-palvelun kautta lähetetyt kirjeet on mahdollista toimittaa sähköisesti Suomi.fi-viestit -palveluun mikäli vastaanottaja on rekisteröitynyt Suomi.fi-viestien käyttäjäksi. Suomi.fi-viesteihin voidaan välittää sähköisiä kirjeitä sekä kuluttaja-asiakkaille että yrityksille.
Voinko lähettää verkkolaskuja iPostin avulla?
Jos yritysasiakkaanne haluaa vastaanottaa laskunsa sähköisesti, se on mahdollista iPost Invoice-palvelun avulla. Vastaanotamme laskutusaineistonne Finvoice-muodossa, muunnamme aineiston verkkolaskuiksi ja välitämme ne kaikkiin tarvittaviin verkkolaskukanaviin. Kuluttajien laskut välitetään sähköisesti OmaPostiin. Loput laskut tulostamme ja kuoritamme jaettavaksi vastaanottajille paperikirjeinä.
6. Sähköinen arkistointi
Miten arkistoin iPost-kirjeen kirjanpitoa varten?
Lähettäjän kopiokappaleiden muodostamiseksi on suositeltavaa ottaa käyttöön sähköinen arkistointi. Palvelu on käytössä EPL-muotoisissa iPost-lähetyksissä. iPost Invoicea käytettäessä on automaattisesti mukana tietovarastopalvelu, joka sopii sekä päivittäiseen käyttöön että kirjanpidon vaatimaan arkistointiin.
7. Hinnat
Mitä iPostin käyttöönotto maksaa?
Käyttöönotosta peritään hinnaston mukainen maksu.
Mitä iPostin käyttö maksaa?
iPostilla lähetetyt kirjeet laskutetaan käytön mukaan. Mitä enemmän lähetät kirjeitä, sitä halvempi on kirjeen yksikköhinta.
Kuukausimaksu peritään ainoastaan niiltä kuukausilta, kun palvelua käytetään.
8. Tiedonsiirto
Tiedostojen lähettäminen iPostiin
Kirjetiedostot lähetetään iPost-palveluun suoraan ohjelmistosta. Erilaisia tiedonsiirtotapoja on useita, joista suositellaan käytettäväksi SFTP-tiedonsiirtoyhteyttä. Tarvittaessa myös FTP-tiedonsiirtoyhteyttä on mahdollista käyttää.
Kysy eri tiedonsiirtomahdollisuuksista asiakaspalvelusta.
iPost tukee useita dataformaatteja. Yleisimpiä dataformaatteja ovat peruspalvelun PDF+XML, EPL+XML ja Finvoice.
9. Laskutus ja irtisanominen
Miten usein saan laskun?
Laskutusväli on yksi kuukausi. Kuukausimaksu laskutetaan ainoastaan niiltä kuukausilta, kun palvelua käytetään.
Suosittelemme käyttämään lähetyksissä osastokohtaista erittelyä eli osastokoodia, jolloin voitte eritellä kustannukset eri lähetysten välillä.
Millainen on irtisanomisaika?
Palvelun irtisanomisaika on yksi kuukausi tai sopimuksen mukaan.
10. Yhteystiedot
Mihin voin ottaa yhteyttä iPostin käyttöön liittyvissä kysymyksissä?
Asiakaspalvelumme auttaa palvelun käyttöönoton, lomakesuunnittelun, muutosten, testauksen ja laskutuksen osalta.